So bringe ich Ordnung in meine Duftsammlung mit Notion!

Zu Beginn meiner Duftreise war alles einfach: Ein paar Flakons, einige Pröbchen. Dann kamen Abfüllungen, Flakons und Pröbchen hinzu ... nicht einige, sondern 10, 20, 100! Einige von ihnen blieben, andere gingen wieder. Wie behält man da den Überblick?

Die Sammlung im Parfumo-Profil und die Notizen sind tolle Hilfsmittel, die ich nutze und sehr mag. Gleichzeitig ergab sich mit der Zeit der Wunsch nach mehr:

• Bewertungen, die ich noch nicht mit der Community teile, weil sie ein "Arbeitsstand" sind
• Eigene Kriterien wie Einzigartigkeit des Duftes
• Notizen zu besonderen Situationen
• Eigene Querverweise zu anderen Düften
• Eine Verwaltung von Budget, Käufen und Verkäufen
• Erweitertes Suchen, Filtern, Sortieren und Gruppieren

Kurz: Ich brauchte ein flexibles Werkzeug zur Verwaltung meiner Sammlung!

Eine Option: Excel. Aber: Kostenpflichtig, ein bisschen langweilig, auf dem Smartphone nicht gut zu benutzen. Die freie Alternative LibreOffice Calc hat keine Smartphone-App. Für mich die bessere Alternative: Notion.so, ein englischsprachiges, kostenfreies, web-basiertes Tool, mit Smartphone-Apps, welches das Verwalten von Inhalten wie Texten, Tabellen, ganzen Datenbanken ermöglicht. Im Folgenden möchte ich kurz vorstellen, wie ich mit Notion arbeite.

Das Kernstück: Die Duftdatenbank

Zur Verwaltung meiner Sammlung in Notion nutze ich den Seitentyp "Database" in der Darstellungsvariante "Table". Eine Database ermöglicht die freie Definition von Spalten mit verschiedenen Spaltentypen. In meiner Duftsammlung habe ich folgende Spalten angelegt:

"Duft" zum Beispiel ist der Name des Duftes als Freitextfeld, "Marke" ein Selektionsfeld, "Besitz" ein Mehrfachselektionsfeld, "Ähnlich" eine Beziehung zu anderen Einträgen in der Datenbank.

Einträge sehen dann zum Beispiel so aus:

Toll an Notion: Die Filtermöglichkeiten. So kann ich mir über einen Filter alle holzig-würzigen Düfte anzeigen lassen, die ich mit 4 oder 5 Sternen bewertet habe:

Mit den Such-, Filter- und Gruppierfunktionen fräse ich mich in Windeseile durch meine Sammlung und verschaffe mir einen Überblick, was mir in welchen Kategorien gefällt. Ich habe zum Beispiel herausgefunden, dass ich würzige Düfte sehr mag, süß-würzige Düfte allerdings dann nicht leiden kann, wenn sich noch etwas Grünes in ihnen verbirgt.

Durch die Möglichkeit, eigene Spalten zu definieren, und zu filtern, ist Notion für jede Art von Datenbank geeignet. Auch andere Sammlungen lassen sich mit dem Werkzeug hervorragend verwalten.

Extra: Budget und Souk

Eine Notion-Datenbank verwende ich auch, um das liebe Geld im Blick zu behalten und Souks reibungslos abzuwickeln. Die Datenbank ist sehr einfach aufgebaut, aber extrem hilfreich. Die Tabelle mit Einnahmen und Ausgaben gruppiere ich nach dem Monat, und am Ende der Tabelle hilft mir die Summenfunktion von Notion, Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten:

(Wenn das Finanzamt mitliest: Es dürfte anhand der Zahlen ersichtlich sein, dass es sich um eine Liebhaberei handelt 😉)

Noch was: Texte und Kategorien

Auch diesen Blogbeitrag schreibe ich in Notion. Außerdem habe ich einige Seiten mit Notizen. Zum Beispiel sammel ich meine "Parfum Dos & Don'ts" auf einer Seite:

Außerdem habe ich angefangen, über die "Relation"-Funktion von Notion eigene Duftkategorien zu bilden:

Die Spalte "Name" ist ein Freitextfeld, die Spalte "Düfte" enthält Verweise auf Düfte, die ich in meiner Duftdatenbank angelegt habe. Ein Klick auf den Duft führt mich direkt zum Eintrag in meiner Datenbank.

Ihr seht: Notion ist ein sehr flexibles Werkzeug, in dem ihr euch nach Herzenslust austoben könnt, um eure Sammlung, eure Souks und eure Vorlieben zu organisieren!

Gibt es Nachteile? Ja - kein Werkzeug ist perfekt, alles hat seine Trade-Offs. So muss man dem Anbieter vertrauen, die Daten sicher zu halten. Außerdem ist es möglich, dass sich das Preismodell von Notion einmal ändert. Glücklicherweise gibt es eine Exportfunktion, mit der man die Daten ab und an sichern und im Notfall auch in Excel oder LibreOffice Calc überführen kann. Außerdem handelt es sich bei Notion um ein Amerikanisches Start-Up. Die Daten liegen in der Amazon-Cloud in den USA. Mich persönlich stört das weniger, da ich keine hochpersönlichen Daten in Notion speichere. Und es ist ehrlicherweise schwer, um Amerikanische Anbieter herumzukommen, wenn man den Komfort einer Webapplikation mit automatischer Datensynchronisation auf Apps nutzen möchte. Letztendlich sind das natürlich Abwägungen, die jeder für sich treffen muss.

Für mich ist Notion ein super Werkzeug, um meine Sammlung zu organisieren. Dank seiner Flexibilität lässt es der Organisationsphantasie freien Lauf und hat mir geholfen, meine Parfum-Vorlieben zu entdecken und meinen Dufthorizont zu erweitern.

Wie macht ihr es - nutzt ihr neben der Funktionen auf Parfumo noch weitere Werkzeuge zur Organisation eurer Sammlung?